小小報銷單，冗長的業(yè)務流程
對于很多財務工作者來說，工作中總免不了處理大大小小的報銷單據(jù)。一張小小報銷單，背后往往承載著煩冗的工作量：發(fā)票真?zhèn)伪鎰e、信息審核錄入、費用類型匹配及對賬等。
作為中國石油的一位財務工作者，王佳（化名）也不例外。在處理單位的差旅費用時，她遇到了各式各樣的問題，比如：員工住宿費用超標，不合規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生；每天處理大量報銷單，時間碎片化，無法聚焦其它工作；報銷流程繁瑣，到賬時間長，員工抱怨諸多；此外，集團在采購酒店、機票等資源時過于分散，協(xié)議價低，成本浪費嚴重……
擁抱數(shù)字化，實現(xiàn)自身高質量發(fā)展
隨著數(shù)字化轉型的浪潮襲來，大型國有企業(yè)紛紛邁開轉型步伐，希望通過提質增效，實現(xiàn)自身高質量發(fā)展。黨的十八大以來，隨著中央“八項規(guī)定”等內容的陸續(xù)出臺，改進工作作風，加強和規(guī)范國有企業(yè)合規(guī)管理變得刻不容緩。而差旅費用作為企業(yè)重要的可控成本，更加不容忽視。
作為一個擁有100w以上員工的大型企業(yè)，中國石油每年的差旅費用支出龐大。為落實中央“八項規(guī)定”，加強對企業(yè)集團商旅業(yè)務的管控，助力集團公司數(shù)字化轉型，中國石油聚焦自身商旅管理需求，開啟了數(shù)字化自主探索之路。
打造石油商旅平臺，構建全場景、全流程、全數(shù)據(jù)的商旅管理體系
在中國石油商旅業(yè)務中，如何保障流程合規(guī)管控、數(shù)據(jù)安全保密、業(yè)務提質增效和員工體驗提升是至關重要的四個方面。為解決這四個方面的訴求，客戶基于華為咨詢、方案搭建了信息系統(tǒng)，華為慧通展開一系列具體實踐并已得到過驗證。經(jīng)過精心研究與開發(fā)，2018年底石油商旅平臺正式上線。它由中國石油所屬單位—共享運營公司及華油集團聯(lián)合建設，通過整合內部資源，打造出的全場景、全流程、全數(shù)據(jù)的差旅管理體系。
通過引入華為數(shù)字化差旅解決方案，中國石油搭建起了一套專屬的商旅管理體系，主要體現(xiàn)在三大領域：
首先，搭建了與共享服務平臺一體化的石油商旅平臺。員工不僅可以通過APP輕松完成出差申請、出行預訂、事后報銷等出差行為，還可感受到實時審批、智能行程推薦、智能入離店等溫馨化服務，體驗感大大提升。此外，平臺的誕生讓原本處于線下的商旅業(yè)務向全流程線上轉變，不僅解放了人力，也提升了員工的工作效率。
其次，賦能石油商旅搭建專屬的資源體系。石油商旅搭建起了自身的酒店體系，并制定了一整套酒店管理系統(tǒng)及規(guī)范。在機票領域，通過新技術加持，幫助其實現(xiàn)機票自動出票等功能，大大提升了運營效率。截止到2021年，在國內機票領域，石油商旅已跟26家主流航司簽署了大客戶協(xié)議價，線上機票訂單可實現(xiàn)5秒內出票；在國內酒店領域，已同22家集團酒店簽署協(xié)議，平臺目前可查詢酒店63萬家，可月結預訂酒店51萬家。通過一系列資源整合、集中采購，石油商旅極大提升了資源覆蓋率，大幅降低了采購成本。
此外，在輔助運營上，華為也積極引入自身實踐，通過模式交互，促進石油商旅運營體系數(shù)字化提升。通過給關鍵崗位操作人員賦能培訓及提供技術支撐，加強雙方交流，助力其從傳統(tǒng)的票務服務向數(shù)字化商旅轉型。在石油商旅后臺呼叫中心，有7×24小時專人受理差旅中的各類問題，保障員工出行順暢。在平臺推廣上，通過成立卓越項目計劃，協(xié)助開展各類營銷活動，以提升石油商旅平臺會員的注冊量、平臺登錄率及訂單轉換率。
逐漸消失的報銷單，財務人員數(shù)字化轉型之路
對于王佳來說，這種改變是個逐步轉換的過程，新平臺的上線讓傳統(tǒng)的工作流程逐漸切換成新模式。靈活、多元的差標管控體系，從集團貫徹到了各下級單位中。員工出行前，在預訂機票酒店時，系統(tǒng)會自動關聯(lián)共享出差申請單，預置差標，合規(guī)問題得到有效保障。集出行審批—預訂—報銷為一體的石油商旅APP，通過全場景、全流程、全數(shù)據(jù)的一體化貼心服務，受到了員工的大力歡迎。僅差旅出行審批一項，時長降至3分鐘左右，工作效率顯著提升。
在整個報銷流程中，員工不再需要手寫報銷單、粘貼厚厚的票據(jù)，財務工作者們也不需要逐一去核對發(fā)票真?zhèn)巍浫肫睋?jù)信息、仔細對賬。數(shù)字化商旅的推行讓身處其中的人們有了切身體驗，財務人員從繁冗的報銷工作中解放出來，出行人員也實現(xiàn)了拎包即行。
據(jù)統(tǒng)計，2021年1月至今，石油商旅平臺的投入使用為中國石油直接節(jié)省了8.4%的國內機票支出、19.3%的國內酒店支出，助力了業(yè)務的提質增效。通過全流程自動化的推行，石油商旅的訂單全自動化率提升至91%，員工自助預訂率提升至93%，訂單復核工作量減少了90%，極大提升了員工的工作效率和出行體驗。目前，中國石油下屬的100多家公司已全面上線石油商旅平臺，用戶數(shù)量突破百萬。
在未來，石油商旅仍將攜手華為，持續(xù)推進技術創(chuàng)新，強化應用深度，提升精益管控成效，并通過拓寬服務的廣度，將數(shù)字化的管理模式拓展到集團其它業(yè)務領域。數(shù)字化差旅作為數(shù)字化轉型的重要實踐成果之一，內涵也將不斷豐富。在“以客戶為中心”理念的引導下，華為將持續(xù)聯(lián)合石油商旅，推進企業(yè)商旅數(shù)字化轉型，進而助力中國石油集團高質量發(fā)展。
關鍵詞：華為 數(shù)字化轉型 華為 智慧油氣田
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